La implantación de herramientas y sistemas de gestión del conocimiento puede aportar a las empresas información clave que le ayude de forma efectiva a tomar mejores decisiones que impulsen su crecimiento y competitividad.

El mercado de las soluciones informáticas en esta materia evoluciona constantemente. Además, este tipo de software requiere una continua adaptación a nuevos formatos en sus fuentes de información. Por todo ello, creemos prudente recomendar la adopción de paquetes comerciales respaldados por empresas sólidas y conocidas, que puedan garantizar la evolución de sus paquetes de forma paralela, al menos, al resto del mercado. Incluimos en esta categoría las soluciones de software libre, que comercializan servicios de implantación y soporte a las mismas.

Estimamos que el la adopción o el desarrollo de soluciones programadas a medida supondría para las empresas que por ello optaran un riesgo cierto de incurrir en obsolescencias funcionales tempranas y altos costes de mantenimiento.

La implantación de una solución de Gestión del Conocimiento, en especial por su potencial complejidad en relación a las fuentes de información que capturar, requiere un análisis previo que es conveniente descansar en profesionales convenientemente cualificados. Es por ello que se recomienda acudir a las diversas empresas del sector TIC especializadas en búsqueda de recomendaciones y ofertas alternativas para nuestro caso concreto, frente a la opción de adquirir e implantar soluciones software por medios propios o contratar soluciones cloud prediseñadas de forma genérica, sin un análisis especializado previo.

Uniendo los dos puntos anteriores, se recomienda la implantación de soluciones comerciales sólidas que cuenten con especialistas acreditados.

Dependiendo de la base tecnológica de cada empresa observamos que, si el modelo de software libre encaja con la misma, puede resultar interesante para las empresas localizadas en Aragón evaluar la alternativa de uso ofrecida por Alfresco, tanto por su ya reconocida trayectoria como por la presencia de diversos proveedores de servicios especializados en la región.

Atendiendo al tamaño de la empresa, las soluciones cloud, entregadas en modelos SaaS, software como servicio, pueden ser especialmente interesantes para las pymes y micropymes (sin excluir a las grandes), dada la buena relación coste/servicio que presentan. Cuentan además con la muy importante ventaja de descargar todas las tareas de instalación, mantenimiento, seguridad y soporte de los sistemas y el software a empresas externas especializadas, lo que vuelve a ser crítico para las empresas más pequeñas. Sin embargo, hay que alertar sobre un riesgo a tener presente: información muy crítica para nuestra compañía estará alojada en servidores externos. Debemos asegurar unos SLAs (acuerdos de provisión de servicios) adecuados, así como planificar la recuperación de toda la información, en caso de cesación del servicio cloud inicialmente contratado, de forma que podamos reutilizarla con un nuevo sistema o proveedor.

Las empresas que basen sus sistemas en programas de Microsoft, algo muy común entre  nuestras pymes, podrían beneficiarse de una rápida integración de una solución cloud como la ofrecida por SharePoint.

Respecto a la adquisición de sistemas de digitalización de la información, se recomienda tener presente su compatibilidad con el estándar establecido por la Agencia Tributaria para la Digitalización Certificada de facturas, ya que su utilización permitirá certificar la relación de identidad entre el original en papel y la copia digitalizada, siempre que no se requiera verificación de firma manuscrita.

La formación es un aspecto es fundamental a la hora de abordar un proyecto de este tipo, por lo que se recomienda planificarla y estructurarla adecuadamente a los distintos niveles y perfiles profesionales a formar, desde los más técnicos y especializados hasta la formación de usuario final.